Bảng tính là huyết mạch của các bộ phận tài chính ở khắp mọi nơi. Cho dù bạn là nhà phân tích với một công ty hay một doanh nhân đang thực hiện phân tích dự án chi phí, bạn sẽ phải sử dụng Microsoft Excel.
Làm việc với bảng tính dễ dàng hơn một chút với các phím tắt Excel này sẽ giúp bạn làm việc như các chuyên gia ngay lập tức:
Lưu ý: Bài viết này giả định rằng bạn đang sử dụng Excel trên hệ điều hành Windows. Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, các phím tắt này sẽ thay đổi một chút.
Thêm / xóa các ô và dữ liệu
1. CTRL + SHIFT + ĐĂNG KÝ (+)
Hành động: Chèn ô mới
Cho dù đó là một hàng, một cột hoặc một ô duy nhất, hãy giữ lối tắt này tiện dụng để tăng tốc độ nhập dữ liệu.
2. ALT + ENTER
Hành động: Chèn một dòng mới trong một ô
Excel không phải là Word, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn sẽ không phải đối phó với nhiều văn bản trong Excel. Phím tắt này làm cho việc nhập bình luận nhanh chóng và dễ dàng.
3. Shift + F2
Hành động: Chèn một nhận xét trong một ô
Nói về các bình luận, chỉ cần nhấn SHIFT + F2 để thêm ghi chú bật lên giải thích vào một ô để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị hiểu sai.
4. CTRL + K
Hành động: Thêm một siêu liên kết vào dữ liệu đã chọn
Một lối tắt bạn sẽ chuyển sang thường xuyên khi sử dụng tài liệu tham khảo bên ngoài.
5. CTRL + R
Hành động: Điền vào một ô có dữ liệu từ ô liền kề bên trái
Làm việc với rất nhiều dữ liệu tương tự? Sau đó, bạn sẽ thích lối tắt này giúp nhập dữ liệu nhanh hơn đáng kể. Không còn CTRL+C, CTRL+V!
6. CTRL + D
Hành động: Điền vào một ô với dữ liệu từ ô trên
Một phím tắt khác có nghĩa là để dễ dàng nhập dữ liệu. Nó hoạt động chính xác như ở trên, ngoại trừ, bạn biết, theo một hướng khác.
7. CTRL + ENTER
Hành động: Điền vào toàn bộ phạm vi ô đã chọn với mục hiện tại
Một vài phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn cái này. Việc sử dụng nó cũng khá đơn giản: chọn một phạm vi, nhập dữ liệu vào bất kỳ một ô nào và nhấn phím tắt này để điền toàn bộ phạm vi với dữ liệu này.
8. F11
Hành động: Tạo biểu đồ với phạm vi đã chọn
Microsoft đã tạo ra các biểu đồ tương đối dễ dàng với giao diện Ribbon bắt đầu bằng Office 2007. Phím tắt này giúp quá trình thậm chí mượt mà hơn bằng cách tạo biểu đồ ngay lập tức với dữ liệu đã cho.
9. CTRL + T
Hành động: Thêm bảng vào bảng tính
Bảng là một cách tuyệt vời để tạo cấu trúc dữ liệu linh hoạt có thể mở rộng hoặc thu hẹp linh hoạt. Phím tắt này làm cho việc thêm bảng dễ dàng hơn một chút, hy vọng sẽ khuyến khích bạn sử dụng tính năng này thường xuyên hơn.
10. Shift + F11
Hành động: Chèn một bảng tính mới
Khá đơn giản: sử dụng phím tắt này để bỏ qua nút ‘chèn bảng tính’ ở phía dưới. Bạn sẽ sử dụng nó khá thường xuyên nếu bạn làm việc với các dự án lớn.
Chọn ô và dữ liệu
1. F8
Hành động: Tạo lựa chọn mở rộng các ô hoặc dữ liệu
Điều này tương tự với việc sử dụng chuột để thực hiện lựa chọn, ngoại trừ việc bạn sử dụng các phím mũi tên. Để sử dụng phím tắt này, chỉ cần nhấn F8 và nhấn các phím mũi tên theo hướng thích hợp để đưa ra lựa chọn chính xác.
2. CTRL + PageUp
Hành động: Chuyển cửa sổ hoạt động sang bảng tính tiếp theo
Khá đơn giản: thay vì điều hướng từ các nút ở phía dưới, bạn chỉ cần nhấn CTRL + PageUp để chuyển sang bảng tính tiếp theo.
3. CTRL + PageDown
Hành động: Chuyển cửa sổ hoạt động sang bảng tính trước
Tương tự như trên, ngoại trừ nó đưa bạn trở lại một bước vào bảng tính trước đó. Sử dụng hai phím tắt kết hợp để điều hướng qua các bảng tính.
4. Shift + F5
Hành động: Mở hộp thoại Tìm
Một lối tắt khác bạn sẽ sử dụng rất thường xuyên là hộp thoại Tìm kiếm, đặc biệt nếu bạn làm việc với các bảng tính lớn, nơi dữ liệu có thể bị mất dễ dàng.
5. CTRL + Shift + Dấu cách
Hành động: Chọn bảng hoàn chỉnh
Phím tắt này khá đơn giản: nó chọn tất cả các ô trong một bảng. Tuy nhiên, chỉ có một cảnh báo: ô hoạt động phải nằm trong phạm vi của bảng.
6. CTRL + ~
Hành động: Hiển thị các công thức trên toàn bộ bảng tính
Phím tắt này sẽ tiết lộ tất cả các công thức được sử dụng trên bảng tính – Một công cụ tuyệt vời để quét các bảng tính mới và lạ.
Chỉnh sửa và định dạng các ô và dữ liệu
1. F2
Hành động: Chỉnh sửa một ô
Một lối tắt đơn giản bạn sẽ chuyển sang rất thường xuyên.
2. CTRL + 1
Hành động: Hiển thị hộp thoại Format Cells
Bảng tính đơn giản với văn bản màu đen trong Arial trông khá buồn tẻ. Mọi thứ với phím tắt này để định dạng, căn chỉnh và tô màu bảng tính.
3. Phím tắt định dạng dữ liệu
Các phím tắt này sẽ có ích để nhanh chóng định dạng các ô thành một kiểu dữ liệu mong muốn:
CTRL + SHIFT + 1: Định dạng dữ liệu được chọn dưới dạng định dạng số với hai vị trí thập phân (12000 đến 12.000).
CTRL + SHIFT + 2: Định dạng dữ liệu theo định dạng thời gian bạn đã chọn.
CTRL + SHIFT + 3: Định dạng dữ liệu theo định dạng ngày bạn đã chọn.
CTRL + SHIFT + 4: Định dạng dữ liệu theo giá trị tiền tệ bạn đã chọn (12.000 đến 12.000 đô la).
CTRL + SHIFT + 5: Định dạng dữ liệu dưới dạng giá trị phần trăm (1 đến 100%).
CTRL + SHIFT + 6: Định dạng dữ liệu thành giá trị theo cấp số nhân hoặc dạng khoa học (12000 đến 1.20E + 04).
Có vô số phím tắt khác trong Excel, nhưng 24 phím tắt này là quá đủ để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Hãy nhớ rằng: bạn luôn có thể xem các phím tắt thường được sử dụng trong giao diện Ribbon bằng cách nhấn ALT.